O que é otimização de rotas? Um guia prático para equipes de entrega e serviço de campo

Se sua equipe planeja rotas manualmente toda manhã, você já conhece a sensação. Uma pilha de paradas, alguns motoristas, um quadro branco ou uma planilha, e a sensação incômoda de que o plano que você entrega é "bom o suficiente" em vez de realmente bom. Então um cliente reagenda, uma van quebra, e tudo precisa ser reorganizado antes mesmo de o primeiro motorista sair do pátio.

A otimização de rotas é a resposta do software para esse problema. Este guia explica o que ela realmente é, como funciona em linguagem simples e como são as economias de verdade quando você separa os números bem documentados do marketing dos fornecedores.

O que significa otimização de rotas

Otimização de rotas é o processo de encontrar o conjunto de rotas e atribuições de veículos mais eficiente para toda a sua frota de uma só vez. Ela minimiza o tempo total, a distância ou o custo enquanto respeita as restrições do mundo real com que sua operação trabalha, como janelas de horário de entrega, capacidade dos veículos e turnos dos motoristas.

Ela responde a duas perguntas juntas, e não a uma só:

• Quem atende quais paradas (como o trabalho do dia é dividido entre os motoristas), e
• Em que ordem cada motorista as visita.

Essa parte do "conjunto de rotas, tudo de uma vez" é o que a diferencia das ferramentas com que ela é confundida:

• O planejamento de rotas traça uma sequência viável de paradas. Ele produz um plano que funciona. Ele não busca o melhor plano.
• Um aplicativo de mapas encontra o caminho mais rápido entre paradas que você já ordenou. Um veículo, uma sequência fixa, nenhuma restrição no nível da frota.

A otimização é a única das três que decide a atribuição e a ordem juntas, para todos os veículos, respeitando as suas regras. É também por isso que ela é a única que reduz custos de forma significativa em uma frota.

Veja a ideia em um clique

As mesmas oito paradas, o mesmo veículo, uma rota mais curta apenas com uma ordem de visitas mais inteligente. Uma única rota raramente faz diferença sozinha. O ponto é o que acontece quando você aplica isso a dezenas de motoristas e centenas de paradas, todos os dias. Pequenas economias por rota se acumulam em dinheiro real e horas reais ao longo de uma semana, um trimestre, um ano.

Por que é difícil fazer manualmente

O problema é o número gigantesco de combinações. Cada forma de dividir paradas entre motoristas e colocá-las em ordem é um plano diferente, e esse número explode conforme você adiciona paradas. Uma parada a mais não adiciona uma escolha a mais, ela as multiplica. O trabalho de um único dia tem mais planos possíveis do que qualquer pessoa conseguiria avaliar em um quadro branco, então, passando de um punhado de paradas e alguns motoristas, o planejamento manual deixa tempo e dinheiro na mesa sem que se perceba.

É para isso que o software existe. Ele pesquisa esse enorme espaço de rotas em segundos e chega muito perto do melhor plano existente, e depois faz isso de novo toda manhã sem dor de cabeça.

Restrições que importam para frotas reais

A diferença entre uma demonstração simplificada e uma ferramenta com a qual você pode operar um negócio é quantas das suas regras ela consegue respeitar ao mesmo tempo. Um otimizador prático deve lidar com:

• Janelas de horário. Faixas de entrega e de compromissos, além de limites como "não chegar antes de" e "concluir até".
• Capacidade dos veículos. Peso, volume, número de paletes ou unidades, às vezes vários desses ao mesmo tempo.
• Turnos, horas e pausas dos motoristas. Limites legais, horas pagas e descanso obrigatório, para que uma rota que um humano não consegue de fato concluir nunca seja despachada.
• Tempo de atendimento por parada. Cinco minutos para a entrega de um pacote versus quarenta para uma instalação muda o plano inteiro.
• Habilidades, zonas e compatibilidade. Uma carga refrigerada precisa da van certa, uma instalação de gás precisa de um técnico certificado, e alguns clientes pertencem a um território específico.
• Tempos de deslocamento reais e trânsito. Tempos reais da malha viária e padrões por horário do dia, e não distância em linha reta.
• Vários depósitos e pontos de partida ou chegada. Motoristas que começam ou terminam em casa, ou que carregam em mais de um armazém.

Como funciona a otimização de rotas moderna (visão geral)

Você pode pensar em qualquer otimizador como três etapas.

1. Entradas. Você fornece a matéria-prima:

• Paradas geolocalizadas (endereços convertidos em coordenadas precisas).
• Veículos e suas capacidades.
• Turnos, horários de trabalho e pausas dos motoristas.
• Janelas de horário e durações de atendimento.
• Um ou mais depósitos e locais de partida ou chegada.
• Tempos de deslocamento reais, idealmente considerando o trânsito.

2. O otimizador. É aqui que o software faz o trabalho, explorando um enorme espaço de rotas possíveis, mantendo o que melhora o plano e descartando o que não melhora, refinando até que o relógio ou uma meta de qualidade mande parar.

Aqui está o enquadramento honesto que importa: em escala do mundo real, ninguém encontra o único conjunto perfeito de rotas. O que um bom software faz é ficar de forma confiável a poucos pontos percentuais do melhor plano possível, em segundos, em vez das horas ou dias que verificar cada opção levaria. Para uma equipe de operações, "quase ótimo em segundos, toda manhã" supera "perfeito, nunca" com grande vantagem.

3. A saída. Rotas balanceadas, ordenadas e prontas para o motorista, que respeitam cada restrição que você definiu, geralmente com estimativas de chegada por parada. O essencial é que as ferramentas modernas também oferecem reotimização em tempo real: quando um cliente reagenda, um veículo sai de operação ou um pedido urgente chega às 11h, o sistema pode recalcular o trabalho restante na hora, em vez de obrigar a refazer tudo manualmente.

O que a otimização de rotas realmente economiza

Esta é a seção em que vale a pena ter cuidado, porque a internet está cheia de números confiantes sem nenhuma fonte por trás. Aqui está o que é genuinamente bem documentado, e o que deve ser tratado como uma faixa e não como uma promessa.

O exemplo público mais forte é o da UPS e seu sistema ORION. Segundo o INFORMS, a otimização de rotas do ORION economiza para a UPS cerca de 100 milhões de milhas e aproximadamente 10 milhões de galões de combustível por ano, algo estimado em US$ 300 a 400 milhões anuais. Trata-se de uma única grande empresa, então não extrapole isso para uma frota de dez vans, mas mostra o teto quando a otimização é aplicada em escala.

Também ajuda saber onde está o custo. De acordo com a Capgemini (2019), a entrega de última milha representa cerca de 41% dos custos totais da cadeia de suprimentos. Essa é a maior fatia individual, e é por isso que eliminar a ineficiência da última milha é tão valioso.

A entrega de última milha corresponde a cerca de 41% do custo logístico total. É o trecho mais caro do percurso, e o que a otimização de rotas afeta de forma mais direta.

Para a sua própria frota, aqui está o que os fornecedores costumam relatar como resultados. Trate isso como uma faixa observada no setor, e não como uma garantia para a sua operação:

• Cerca de 10% a 30% menos quilometragem, combustível e tempo de direção.
• Cerca de 25% a 75% menos tempo gasto planejando rotas por dia.

Seus resultados reais dependem da densidade das suas paradas, do quão rígidas são suas restrições e de quanta folga seu processo manual deixa na mesa. Há também um dividendo de qualidade mais difícil de resumir em um único número: uma entrega malsucedida é cara (uma reentrega, um cliente insatisfeito, às vezes um reembolso), e estimativas de chegada mais precisas, com intervalos menores, reduzem o número de paradas não atendidas ou atendidas sem sucesso.

Como escolher um software de otimização de rotas

Ao avaliar ferramentas, siga uma lista curta de verificação em vez de perseguir contagens de recursos:

• Ele cobre seu conjunto de restrições? Compare com a lista acima. A única restrição que ele não consegue modelar é a que vai exigir correções manuais para sempre.
• Velocidade de cálculo e reotimização em tempo real. Ele consegue produzir rotas rápido e recalcular quando as condições da operação mudam, e não apenas planejar uma vez durante a noite?
• Configuração fácil, importação e qualidade de geolocalização. Com que rapidez você consegue carregar suas paradas, e ele transforma endereços bagunçados em coordenadas precisas? Uma geolocalização ruim contamina silenciosamente todas as rotas.
• Aplicativo para o motorista e notificações de ETA para o cliente. Motoristas precisam de navegação curva a curva e de uma forma de registrar o comprovante de entrega. Os clientes esperam cada vez mais uma janela de chegada precisa.
• Integrações. Ele se conecta ao seu sistema de pedidos, e-commerce ou despacho, ou alguém vai ficar copiando e colando planilhas?
• Preço e escalabilidade. O modelo de custo se ajusta ao tamanho da sua frota hoje e ao tamanho para o qual você está crescendo?

FAQ

Qual é a diferença entre planejamento de rotas e otimização de rotas?

O planejamento de rotas produz um único plano viável: uma ordem de paradas que funciona. A otimização de rotas pesquisa muitas atribuições e ordenações possíveis para encontrar o plano viável mais eficiente para toda a frota, ponderando tempo, distância, custo e suas restrições em conjunto. O planejamento dá a você um plano. A otimização dá a você um plano bom.

Por que não usar simplesmente o Google Maps™?

Um aplicativo de mapas foi feito para um motorista seguir uma ordem que você já decidiu. Ele não vai dividir algumas centenas de paradas entre uma dúzia de vans, respeitar janelas de horário de entrega ou capacidade dos veículos, considerar turnos e pausas dos motoristas, nem reequilibrar o dia quando algo muda. Essas decisões no nível da frota são exatamente o que a otimização de rotas existe para tomar.

Quanto a otimização de rotas pode realmente economizar?

Em escala corporativa, o sistema ORION da UPS economiza cerca de 100 milhões de milhas e aproximadamente 10 milhões de galões de combustível por ano, algo estimado em US$ 300 a 400 milhões (INFORMS). Para uma frota individual, os fornecedores costumam relatar algo na ordem de 10% a 30% menos quilometragem e tempo de direção, e 25% a 75% menos tempo de planejamento. São faixas, não garantias, então um piloto com suas próprias paradas é a única forma de conhecer o seu número.

Ele lida com janelas de horário e pausas dos motoristas?

Sim, um otimizador capaz trata ambas como restrições rígidas. Ele agenda cada parada dentro da janela permitida e monta rotas que um motorista consegue concluir dentro de um turno legal, incluindo pausas obrigatórias, para que você não despache um plano que parece ótimo no papel mas não pode de fato ser concluído.

O que é reotimização dinâmica?

Reotimização dinâmica, ou em tempo real, é recalcular rotas no meio do dia conforme a realidade muda: um cliente reagenda, um veículo sai de operação ou um pedido urgente chega. Em vez de reorganizar o quadro manualmente, o sistema recalcula o trabalho restante e atualiza os motoristas afetados, mantendo o plano ótimo conforme o dia avança.

A conclusão

O planejamento manual dá a você um plano. A otimização de rotas dá a você um plano bom para toda a frota, em segundos, com suas restrições reais incorporadas. As economias são reais e bem documentadas no topo da escala, e consistentemente significativas para frotas do dia a dia, desde que você avalie qualquer ferramenta com seus próprios dados, e não com o número de manchete de outra pessoa.

A forma mais rápida de sentir a diferença é ver como ficam rotas otimizadas com suas próprias paradas.